Papieren notities, post-its en stapels documenten geven misschien het gevoel van overzicht, maar in de praktijk zorgen ze vaak voor onrust. Steeds meer professionals kiezen daarom voor een paperless office: een digitale werkomgeving waarin je al je notities, documenten en taken veilig en overzichtelijk bewaart.

Een extra reden om nu de overstap te maken: moderne tools zoals AI en Microsoft Copilot werken alleen met digitale informatie. Hoe beter je digitaal werkt, hoe meer voordeel je daarvan hebt.

In dit artikel lees je hoe je in 5 praktische stappen meer structuur, rust en focus krijgt door papier los te laten en slim digitaal te werken.

1. Begin bij veiligheid: gebruik een wachtwoordmanager

In veel organisaties worden wachtwoorden of zelfs klantgegevens nog steeds in notitieboekjes of losse bestanden bewaard. Dit is onoverzichtelijk én risicovol.

Een veilige oplossing is een wachtwoordmanager. Daarmee zijn al je gegevens versleuteld opgeslagen, en heb je ze altijd bij de hand zonder eindeloos te zoeken. Zelf gebruik ik 1Password en adviseer ik dit ook aan mijn klanten. Zeker als je met vertrouwelijke klantinformatie werkt, is dit eigenlijk onmisbaar in een paperless office.

2. Digitaliseer je post

Een belangrijk onderdeel van digitaal werken is je post.

• Gebruik waar mogelijk de Berichtenbox van de overheid. Steeds meer instanties sluiten daarop aan.
• Ook pensioenfondsen, verzekeraars en banken bieden de optie om post digitaal te ontvangen.
• Toch nog een papieren brief? Scan of fotografeer deze direct en sla hem op in je zakelijke drive of OneNote.

Zo raakt er niets kwijt, heb je altijd back-ups én kun je documenten snel terugvinden.

3. Maak gebruik van Microsoft Lens

Papier hoort soms toch bij je werk: een bonnetje, een ondertekend document, of notities tijdens een meeting. Met de gratis Microsoft Lens-app scan je dit razendsnel en stuur je het meteen naar OneNote, Outlook of een map op je drive.

Alles staat veilig opgeslagen, en je bureau blijft vrij van losse blaadjes.

4. Verwerk notities meteen: taak, naslag of weg

Losse krabbels zijn vaak de grootste bron van rommel. Maak er een gewoonte van om elke notitiedirect te verwerken. Stel jezelf de vraag:

• Is het een taak? → Zet het in Outlook met datum en prioriteit.
• Is het naslag? → Bewaar het in OneNote, bijvoorbeeld met een meeting-template.
• Heb je het niet meer nodig? → gooi het weg

Een klant zei laatst tegen mij: “Ik durf mijn oude notitieboekjes niet weg te gooien, maar eigenlijk kijk ik er nooit meer in terug.” Dat herkennen veel mensen. In een digitale omgeving vind je informatie in seconden terug.

5. Bouw een ritueel: inbox zero voor je bureau

Net zoals je mailbox vraagt ook je bureau om “inbox zero”. Maak er een korte routine van om je werkdag af te sluiten:

• Scan binnengekomen papieren met Microsoft Lens
• Zet taken in Outlook
• Werk je notities bij in OneNote
• Ruim je bureau leeg

Dit kost hooguit vijf minuten per dag, maar levert veel rust en focus op. Je start de volgende dag met een lege werkplek en een fris hoofd.

De voordelen van een paperless office

Een paperless office levert je meer op dan alleen een leeg bureau:

• Meer overzicht: al je informatie staat digitaal bij elkaar.
• Veiligheid: met een wachtwoordmanager en back-ups werk je veel veiliger dan met losse notities.
• Tijdwinst: zoeken in OneNote of Outlook gaat sneller dan stapels papier doorspitten.
• Toekomstbestendig: je bent klaar om optimaal gebruik te maken van AI-tools zoals Microsoft Copilot.

Zelf aan de slag met digitaal werken?

Wil jij ook meer rust en overzicht met een paperless office? Bij Flipmonday helpen we teams om slimmer te werken met tools als Outlook, OneNote en Teams. In onze trainingen combineren we praktische digitale workflows met bewezen timemanagement-methodes.

👉Neem contact met ons op en ontdek hoe jouw organisatie de overstap maakt naar een digitale en toekomstbestendige manier van werken.

‍

‍