We beginnen met 4 gamechangers waarmee jij echt verschil gaat merken.

Tip 1: ken de werkvoorraad van je team

In het MT gaat het over grote plannen, maar is de werkvoorraad wel haalbaar voor jouw uitvoerende team? Teamleden overvragen heeft geen zin. Hou daarom globaal in de gaten waar je teamleden mee bezig zijn, zonder ze te micromanagen. Dan weet je of mensen met de juiste dingen zijn én of er nog wat bij kan, en kun je sturen op resultaten die reëel en haalbaar zijn. Bij Flipmonday gebruiken we hiervoor bijvoorbeeld OneNote.

Tip 2: stel prioriteiten en creëer focus

Natuurlijk zijn al je projecten en doelen belangrijk, maar stel prioriteiten zodat je collega’s niet overweldigd raken. Nu je weet wat de beschikbare capaciteit in het team is, zorg je voor focus op dingen die belangrijk zijn én passen in de werkvoorraad. Richt je in 1 kwartaal bijvoorbeeld op 3 projecten en begin pas met de volgende 3 als ze af zijn. Zorg dat ‘spoedjes’ daarbij niet de overhand krijgen, maar plan vooral ook tijd in voor de niet-urgente taken en wél belangrijke taken (in dit blog vind je wat voorbeelden).

Tip 3: zorg dat mensen kunnen presteren

Nog een manier om je team te helpen omgaan met hun werkvoorraad is zorgen voor een fijne werkomgeving. Niet door ze continu voor de voeten te lopen, maar door drempels weg te nemen. Elimineer ruis, afleiding en knelpunten voor iedere collega én op teamniveau. Zo ontstaan er omstandigheden waarin iedereen goed vooruit kan en zich kan concentreren op het werk.

Tip 4: stuur op een gezonde werk-privébalans

Baken de werktijden af en zorg dat het werk daarin gedaan wordt. Dat er dan niemand meer overwerkt is fijn, maar wat nog beter is? Als iedereen strikter naar de beschikbare werktijd kijkt en zich daaraan houdt, worden er automatisch betere keuzes gemaakt. Daardoor ervaren mensen ook minder werkdruk, terwijl je onderaan de streep vaak vrijwel dezelfde resultaten boekt en de kwaliteit van de resultaten wel op orde blijft. Met alleen ‘druk zijn’ kom je niet zo ver.

Oké en dan nu nog 5 bonustips, maar deze punten doe jij vast allang. 😉

Tip 5: stop met aanrommelen

Het komt, zeker in grotere organisaties, nog maar al te vaak voor dat dingen gedaan worden zonder dat iemand nog weet waarom. Is die wekelijkse rapportage echt nog nodig? Aan jou de taak om die taken eruit te pikken: draagt dit bij aan je doelen? Bekijk je processen eens kritisch, skip de nutteloze taken en stroomlijn de boel.  

Tip 6: automatiseer taken

Nog even over die nutteloze taken: zonde als je team veel tijd en energie verspilt aan omslachtige, tijdrovende taken. Lekker automatiseren dus. Denk aan automatische e-mails na een verkoop of aanmelding, het automatiseren van dataverwerkingen of tools die de onboarding van nieuwe collega’s uit handen nemen.

Tip 7: laat het een ander doen

Het is verleidelijk om taken intern door te schuiven als een collega het te druk heeft. Maar iederéén is druk, dus overweeg eens taken extern uit te besteden. Welke taken kosten jullie nu veel tijd, maar zou een andere partij ook kunnen oppakken? Voorbeelden zijn administratieve werkzaamheden, dataverwerking, bepaalde onderzoeken of communicatietaken.

Tip 8: overleg minder

Vergaderingen vreten tijd, dus schiet niet te enthousiast meetings in. Geef je team wel regelmatig feedback over hun prestaties. Dat helpt om de focus op de juiste dingen te houden.

Tip 9: gun collega’s grip op hun werk

Grip op de werkdruk van je team begint met grip van ieder teamlid op zijn of haar eigen werk. Zorg dat iedereen de tools en vaardigheden heeft om dat werk efficiënt te organiseren met een waterdicht systeem. Een goede timemanagementtraining kan hier bijvoorbeeld voor zorgen. Met de juiste tools en slimme werkwijzen worden grenzen duidelijk, de werkdruk controleerbaar en je teamleden weer blij.